A Lei 10.861/2004 e Portaria 40/2007

A Lei 10.861/2004 veio ao encontro do Sistema de Gestão da Qualidade já implementado e mantido pelas Faculdades Integradas IPEP, considerando que as dez dimensões previstas na legislação já estavam contempladas no escopo do nosso sistema.

A legislação, porém, ao nosso ver, não previa algumas atividades importantes para a instituição, o que nos levou instituí-la acrescentando a Dimensão 11 ao SGQ.

Nossa opção por adotar um Sistema de Gestão de Qualidade é consequência do compromisso com nossos valores institucionais de dar sempre o melhor ensino e a melhor administração educacional que somente um grupo centenário pode ter. Através desta ferramenta de gestão implantada em nossas Instituições é possível garantir o que a infraestrutura para o aprendizado aconteça e a melhoria contínua sejam os instrumentos de gestão que melhoram ainda mais a capacidade de nosso grupo e consequentemente de nossos alunos.

Como resultado deste magnífico e gratificante trabalho, em 2007 nossas Instituições obtiveram um reconhecimento único e internacionalmente, a Certificação na Norma de Qualidade ISO 9001:2008, em suas unidades situadas em São Paulo e Campinas tornaram-se as primeiras instituições no estado de São Paulo a serem certificadas pela Norma ISO 9001 de Qualidade, provando que a qualidade quanto à gestão da infraestrutura de educação técnica profissionalizante e superior e de seus serviços, bem como a capacidade de sua equipe é mundialmente reconhecida e valorizada.Certificação esta concedida pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini, órgão certificador ligado à Universidade de São Paulo - USP e um dos mais respeitados do Brasil e no MUNDO.

A Democratização da CPA

Para maior envolvimento da comunidade acadêmica, a Comissão Própria de Avaliação não foi a única responsável pela implantação do sistema de gestão. Para cada Dimensão foi nomeado um gestor com a responsabilidade de coordenar, supervisionar, aprovar e assegurar o cumprimento das atividades relativas à Dimensão, interagindo em todas as Unidades contempladas pela Dimensão sob sua Gestão e com os demais gestores, coordenando e apoiando os grupos de trabalho na execução das atividades.

Sensibilização e Envolvimento dos Gestores dos Processos e demais colaboradores

Para envolvimento de todos os gestores e colaboradores são realizados treinamentos ministrados pela Coordenação da CPA obedecendo as seguintes etapas:

1) Integração ao Sistema de Gestão(realizada pela Coordenação da CPA);

2) Integração à Dimensão, considerando a Lei 10.861/2004. (realizada pelo gestor do processo);

Estrutura das Dimensões

1.Visão de Macro-Processo: Documento define os Objetivos da Dimensão, o Planejamento de atividades de acordo com a necessidade proveniente de outras dimensões com as quais se comunica, os recursos necessários para a execução das atividades, os procedimentos praticados e sua contribuição com os indicadores da Dimensão;

2.Matriz de Competência: Definição de cargos e funções necessárias ao desenvolvimento das atividades da Dimensão, dos níveis de escolaridade e de experiências mínimas, Indicação de treinamentos eventualmente necessários ao desenvolvimento das atividades.

3.Normas e Procedimentos: Para as principais atividades desenvolvidas pela Dimensão, são elaborados normas e procedimentos que envolvem todos os processos.Estas normas e procedimentos são codificadas e divulgadas através do Manual de Normas e Procedimentos da Instituição, além da intranet.

4.Controle de Registros e Documentos Externos: Os principais documentos pertinentes aos processos são identificados e devidamente armazenados, de acordo com sua importância. Cada Dimensão possui um quadro que os identifica e demonstra os locais de armazenamento, com o objetivo de facilitar o acesso aos documentos, na ausência do gestor.

5.Planejamento de Melhorias: Cada gestor pode programar ações que contribuirão para a melhoria contínua da dimensão sob sua responsabilidade. Para isso, é formalizado um “Plano de Melhorias” que prevê estas ações, prazos e valores agregados aos alunos. Este documento é submetido à aprovação da Diretoria e, após aprovado, é acompanhado pelo gestor da Dimensão.

Monitoramento da Satisfação do Discentes, Docentes e Colaboradores São aplicadas pesquisas semestrais com nossos discentes e anuais com nossos docentes e colaboradores, onde são definidas as seguintes responsabilidades:

Coordenação da CPA: Aplicar as pesquisas de satisfação das respectivas Unidades, de acordo com a programação estabelecida pela Diretoria; Acompanhar o desenvolvimento da aplicação das pesquisas; divulgar na intranet os resultados das pesquisas de satisfação de clientes.

Gestores das dimensões: Analisar os resultados das pesquisas de satisfação junto aos colaboradores envolvidos no processo; propor, quando for o caso, ações de correção ou de melhoria da satisfação (alunos, professores, colaboradores), acompanhar as ações definidas nas Atas de Análise de Dados e alimentar a planilha de indicadores em decorrência dos resultados das pesquisas de satisfação de discentes.

Análise Crítica dos Resultados

Reunião Trimestral de Gestores da CPA: Os gestores das Dimensões são convocados a participar de reuniões trimestrais de auto-avaliação de seus processos, buscando a melhoria contínua do Sistema de Gestão.

Autoavaliação dos Processos: A autoavaliação é realizada obedecendo ao Plano de Avaliação que prevê, ao menos, uma avaliação interna do Sistema de Gestão ao ano, englobando todos os processos e uma avaliação externa realizada pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini. O Planejamento de Avaliação é divulgado pela Coordenação da CPA para os gestores das Dimensões e para os avaliadores nomeados pela mesma. Os avaliadores preenchem um relatório, onde apontam os pontos fortes, os pontos fracos e as oportunidades de melhoria que julgar necessária para cada Dimensão avaliada Para cada item constatado durante as avaliações devem-se solicitar ações. Capacitação dos Avaliadores: Os avaliadores são treinados pela Comissão Própria de Avaliação e são nomeados de acordo com os critérios de ter participado com aprovação do curso de avaliação interna promovido pela CPA e ter independência da atividade avaliada.

Com foco no atendimento compromissado, gerenciado e transparente ao aluno, e buscando sempre apoiá-lo no processo de formação e atendê-lo no que for possível, dentro e fora da sala de aula* contamos com um gerenciamento de processos que compõe uma rede dirigida para o aprendizado do aluno que permite a integração de todos os setores, fazendo com que os problemas apareçam e sejam solucionados através dos instrumentos da Qualidade (Fale Conosco, Caixa de Sugestões, SAE, SOE, SACP)*, produzindo uma evolução e a consolidação das melhores práticas. Além de permitir que os serviços possam ser medidos, acompanhados e gerenciados.

*SAE: Serviço de Atendimento ao Aluno. SOE: Serviço de Orientação ao Estudante. SACP: Solicitação de Ação Corretiva e Preventiva. Os resultados das avaliações da CPA são analisados semestralmente pela Alta Direção, composta pela Coordenação da CPA, pela Diretoria Executiva do Mantenedor e pela Direção Geral da Instituição, a fim de promover ações para contribuição da melhoria do Sistema de Gestão.